16 Powerpoint tips

Maken je collega's hun slides zelf? Laat ze deze tips lezen. Tien tegen één dat hun volgende presentatie beter gaat.

1    Introductie

Sommige sprekers raken door hun uitgebreide introductie de aandacht van het publiek al in de eerste minuten kwijt. Wie zitten er volgens jou te wachten op de geschiedenis en organisatiestructuur van jullie organisatie? Misschien is het beter om snel ter zake te komen.

2    Wie wil je bereiken?

Sta, voordat je begint te werken aan de presentatie, even stil bij je publiek. Wie zijn dat? Welke voorkennis hebben zij? Wat zullen ze willen horen?
Geef je vaker dezelfde presentatie? Vraag je telkens af wie er in de zaal zitten. Welke tekst zal ditmaal het gewenste effect hebben? Dezelfde die je bij de vorige groep gebruikte, of een aangepaste versie?

3    Wat is je boodschap?

Vat, bij wijze van oefening, het verhaal uit een eerdere presentatie in drie zinnen samen. Zo, nu heb je de kern van dat verhaal. Stond die al op een van jouw slides en zo nee: waarom niet? Gaan voldoende schermen over de kern van je verhaal, of ondersteunen zij die?

4    Vertel

Doe gewoon en vertel. Een verhaal oplezen is altijd verkeerd: mail die tekst, maak er desnoods een boekje van, maar lees hem nooit ofte nimmer voor. Om geloofwaardig te zijn moet je „echt” klinken. Ook missen jij en je publiek de kans op oogcontact wanneer je voorleest. Zou jij iemand vertrouwen die oogcontact uit de weg gaat?

5    Wees 'es stil

Een nieuwe slide vraagt om een ogenblik stilte. Een korte stilte bij een simpele illustratie, bedoeld om je verhaal te verlevendigen. Een wat langere stilte bij een scherm met tekst. Zou je gewoon doorpraten, dan raak je de aandacht van een deel van het publiek kwijt. Zij zitten te lezen.

6    Oefen je tekst

Veel mensen zijn tot op het laatst bezig met sleutelen aan hun presentatie. Gevolg: zij komen nooit verder dan het vluchtig doornemen van hun uit te spreken tekst. Hun presentatie blijft rommelig. Herken je dit? Dan is laten maken van je presentaties het overwegen waard.

7    Visuele effecten

Sommige mensen leven zich helemaal uit wanneer zij hun slides maken. Blokjes tekst komen links en rechts het scherm inschuiven, regels tuimelen over het scherm. Anderen maken „professionele” presentaties die er uitzien alsof u door een boek bladert. Wees terughoudend in het gebruik van visuele effecten, want beweging leidt af. Je publiek komt niet om naar PowerPoint® te kijken, maar om jou te horen. De slides moeten je presentatie ondersteunen; niet de aandacht ervan afleiden.

8    Blijf leren

Maak, wanneer je een presentatie hebt bijgewoond, na afloop aantekeningen. Wat kun je van deze spreker leren? Evalueer ook jouw eigen presentatie. Door te leren van je fouten zal die aan kwaliteit winnen.

9    Steekwoorden

De beste sprekers overkomt het: opeens zijn zij de draad van hun betoog kwijt. Noteer hoofdpunten uit je verhaal als steekwoorden op kaartjes. Houd die, wanneer je een presentatie geeft, in je hand. Zo vertel je onder alle omstandigheden precies wat je wilt.

10   Handout

Veel sprekers geven hun publiek een samenvatting (in hedendaags Nederlands: „handout”) op papier. Niet altijd nodig, vaak alleen omdat men denkt dat het zo hoort. Een slechte handout geeft afbeeldingen van alle gepresenteerde slides: relevant of niet. Een goede handout bestaat uit een korte tekst, eventueel met een enkele afbeelding. Deel nooit een samenvatting uit voordat je aan het woord bent geweest. Het is lastig vertellen voor een zaal die jouw tekst zit te lezen.

11   De lunch

Al is jouw verhaal nóg zo interessant: wanneer je na de lunch, wanneer het publiek begint weg te suffen, aan de beurt bent kan je tekst maar beter scherp zijn. Schrijf al je teksten alsof je ze na de lunch moet uitspreken.

12   Een zwart scherm

Af en toe een zwart scherm tonen is een hulpmiddel om de aandacht van het publiek vast te houden. Wanneer goed gebruikt, kunt je daarmee je woorden extra onderstrepen.

13   Wees jezelf

Vind je het moeilijk je een houding te geven? Stotter je bij het uitspreken van je tekst? Zit je haar niet goed? Maak je geen zorgen: er is iets veel belangrijker dan dat. Wanneer je ècht gelooft in wat je zegt, heb je een haast niet te overbruggen voorsprong op andere sprekers. Wees jezelf, laat zien waarvoor je warm loopt… en alles komt goed.

14   Achtergrond

Kijk uit met blauw als achtergrond. Vooral gele en rode teksten zijn daarop slecht leesbaar.
Waarom zie je dan nog geregeld blauwe achtergronden? Mensen zijn van nature voorzichtig. Zij richten zich op dat, wat zij bij anderen hebben gezien.

15   Internet

Tijdens je presentatie blijkt de verbinding met internet verre van stabiel. Niet fijn wanneer je het een en ander wilt laten zien. Zorg er voor dat je voldoende screenshots paraat hebt.

16   Haast

Tijd besparen? Ontdek dat Powerpoint's laten maken ook voor jou een optie is.